Отчетные документы за проживание в гостинице в командировке: какая выдается подтверждающая документация

Время прочтения: 12 мин.

Поездки по работе заставляют отрываться от дома и семьи. Однако они хорошо оплачиваются при условии, что собраны все бумаги для возмещения затрат. Поэтому важно знать, из какого расчета выдают деньги на траты в рабочей поездке, какие отчетные документы нужны для подтверждения командировочных расходов за проживание в гостинице, о чем в них должна идти речь, чтобы в командировке не было проблем, а после была возможность правильно предоставить подтверждающую документацию для авансового отчета в бухгалтерию. Ведь только при наличии обоснования работодатель обязан выплатить всю сумму. В противном случае сотрудник может понести убытки вместо получения дохода с делового путешествия.

Содержание:

1. Что говорит закон
2. Зачем предоставлять командировочным гостиничные документы о проживании
3. Каким документом подтвердить проживание в гостинице
4. Сроки предоставления отчетных документов за проживание в гостинице
5. Если отсутствуют подтверждающие проживание документы
6. Как подсчитать расходы
7. Можно ли получить компенсацию за завтраки
8. Когда расходы на жилье не компенсируют
9. Подведем итоги

Что говорит закон

Рабочая поездка считается частью трудового процесса. Если работник направляется в другой город или страну для осуществления деятельности, связанной с его профессиональными обязанностями на предприятии, ему обязаны возместить расходы, связанные с путешествием. Сюда же относятся и суммы, которые будут оплачены за жилье, если его не предоставляет компания.

Данное утверждение регламентируется на законодательном уровне. Главные нормативно-правовые акты, от которых должен отталкиваться бухгалтер при начислении командировочных расходов:

• Ст. 168 ТК РФ.
• Постановление Правительства от 01.03.2023 г. № 329 от 10.03.2023 г.
• Постановление Правительства от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (п. 11, 14, 21).

По Трудовому кодексу сотрудник, который возвращается из поездки, имеет право получить компенсационные выплаты, потраченные на проживание. При этом в законе ранее не было четкого перечня отчетных документов по гостинице, которые необходимо предоставить для этого работодателю. С марта 2023 года появилось уточняющее Постановление Правительства, по которому список того, что требуется для возмещения, обозначили конкретнее. 

Согласно статье 168 Трудового Кодекса РФ порядок и размер оплаты командировочных расходов устанавливается на основании локальных актов. Это может быть установлено коллективным договором или прописано в Уставе. Если таких документов нет, то перед командировкой необходимо составить договор, в котором прописать:

• сроки;
• минимальный и максимальный размер возмещения;
• список отчетности, если для компании требуются не предусмотренные в законе справки.

Нередки случаи, когда недобросовестные работодатели хотят сэкономить за счет своего работника. Ведь перед отправлением в место командирования предприятие обязано выдать аванс. За него человек по возвращении должен отчитаться, предоставив чеки и другую документацию. Если таких документов нет, то сумма сверх авансовых средств не будет возмещена, что повлечет лишние для должностного лица расходы. Кроме того, если не подтвердить оплату гостиницы, придется вернуть даже те деньги, которые пришли авансом.

Читайте статью о том, как предотвратить заселение гостей мимо кассы

Зачем предоставлять командировочным гостиничные документы о проживании 

Если предприятие практикует выездной тип работы или поездки служащих являются неотъемлемой частью производственного процесса, то должны быть соответствующие правила отчетности. Бухгалтерия не может по своему усмотрению распоряжаться финансами фирмы, также не может свободно раздавать деньги и руководство — за всеми тратами строго следит Налоговая инспекция. Все затраты на организацию производственного процесса, к которому относятся и поездки работников, должны быть обоснованы.

Можно отталкиваться от минимальной необлагаемой НДФЛ суммы, которая составляет 700 рублей. За нее не придется платить налог, поэтому работодатель может пойти навстречу и не запрашивать строгую отчетность. Однако чаще всего частники неохотно соглашаются на такие уступки, а для федеральных служащих, чья деятельность оплачивается из бюджета, такой вариант недоступен вовсе.

Если, возвратившись из поездки, человек в течение 3 дней не приносит в бухгалтерию подтверждение своих расходов на пребывание в гостиничном номере, бухгалтер имеет право не только не возмещать, но и вычесть авансированную сумму из будущей заработной платы. Поэтому стоит перед выездом из отеля проверить, есть ли на руках весь перечень, который нужно предоставить на работу.

Каким документом подтвердить проживание в гостинице

Согласно Постановлению Правительства от 01.03.2023 г. № 329, вступившего в силу 10 марта 2023 года, необходимо предоставить официальный договор с отелем, а также чек или талон на бланке строгой отчетности о внесении определенной суммы. В них обязательно должно отражаться, сколько дней было оплачено и в каком объеме.

При этом законодательство не ограничивает организации в перечне дополнительной отчетной документации. Для отчетности можно предоставить:

• проездные билеты;
• чеки об оплате питания или дополнительных услуг (должно быть согласовано и предусмотрено договором с работодателем);
• талоны об уплате сборов аэропорта, вокзала, отеля;
• паспорт;
• командировочный лист и др.

Весь проезд также подлежит компенсации. Если отсутствуют доказательства затрат на проезд до аэровокзала или на самолете до места следования, то для расчета берутся только даты заезда/выезда из отеля.

Читайте по теме: Что будет с рынком арендной недвижимости, если добавить чуточку IT?

Договор

В соответствии с новым законопроектом он является обязательным, если планируется получить возмещение затрат. Предоставляется только в письменном виде, но даже при этом нарушение регламента оформления может сделать его не соблюденным.

При заполнении важно проверять наличие следующей информации:

1. Подписи обеих сторон, при электронном заполнении — подтвержденные соответствующими персональными сертификатами.
2. Наименование средства размещения, которое будет предоставлять услуги. ОГРН и ИНН — в случае, если лицо юридическое.
3. Для физических лиц, сдающих частные номера, также указать основание для предоставления аренды помещения, ИП и ФИО.
4. Номер записи об аккредитации и персональный код налогоплательщика.
5. Данные заказчика (ФИО, паспорт).
6. Сведения об отеле, который будет предоставлять временное проживание. Необходимо прописать данные о виде, категории, номере или койко-месте.
7. Даты заезда/выезда.
8. Расчетное время.
9. По запросу могут указываться иные сведения, которые запросит работодатель или исполнитель.

После внесения оплаты надо получить на руки бумагу, свидетельствующую о том, что денежные средства успешно внесены.

Если бронирование происходит через интернет, то в сети выкладывается Публичная оферта. Принятие условий оферты (совершение определенных в оферте действий) будет приравниваться к заключению договора. Подтверждение бронирования или ваучер на проживание будут основными документами.

Чек

В качестве подтверждающего факта взаимозачета может служить чековая квитанция, выданная с помощью ККТ. Если предполагается заполнение от руки, то в обязательном порядке прописываются:

• реквизиты заказчика и исполнителя;
• категория услуг (предоставление номера, койко-места);
• количество дней;
• сумма за сутки;
• итоговая цифра;
• подпись ответственного должностного лица;
• печать;
• дата выдачи.

Такой формат не очень приветствуют как работодатели, так и Налоговая инспекция, поэтому лучше обращаться в гостиницы, в которых установлен ККТ, выдающий фискальные чеки.

Кроме них, может быть оформлен и другой документ на бланке строгой отчетности — приходно-кассовый ордер. В нем прописываются аналогичные сведения о получателе и исполнителе, сумме, дате и другие, указанные выше. Обязательно подпись бухгалтера и кассира, а также печать.

Акт выполненных работ или оказания услуг

Есть еще один вариант, как можно забронировать отель, — это турфирма или другие посредники. В таком случае выдается акт выполненных работ по результату оказания содействия в бронировании. Должная документация при правильном оформлении также может стать официальным подтверждением расходов при проживании в гостинице во время командировки.

При получении бумаги на руки необходимо проверить наличие подписей, печатей, реквизитов, наименования исполнителя, а также корректное заполнение сведений о заказчике.

Что обязательно указывается в бланке отеля

Оформление документации регламентируется Постановлением Правительства №359, согласно которому потребуется проверить следующие данные:

• ФИО должностного лица, занимающегося расселением;
• реквизиты и правовую форму;
• серию номер;
• название гостиницы;
• адрес;
• стоимость;
• расчетную дату и время;
• доп услуги, входящие в цену;
• фамилия кассира и того, кто заполнял;
• печать отеля и штамп об успешной оплате.

Не допускается свободная форма или заполнение от руки, сформирован бланк должен быть строго электронно при помощи специальных систем. Для этого существует достаточно много утвержденных программ. Распечатанные бумаги данного типа без использования специальной автоматизированной системы не являются корректными, а значит, бухгалтерия вправе отказать в выплате компенсации.

Сроки предоставления отчетных документов за проживание в гостинице

В нормативно-правовых актах указано, когда именно работник должен предоставить весь пакет документации в бухгалтерию. По приезду на подготовку и заполнение авансового отчета есть 3 суток. Необходимо корректно внести информацию о потраченных подотчетных средствах, а также приложить оригиналы полученных справок.

При получении бухгалтер обязана сверить все цифры и их подтверждение. После проведения собственных подсчетов, бухгалтер сверяет полученные данные с авансом, который был выдан. Если получилось больше расходов, то в ближайшую выплату будут возмещены убытки. Если меньше, деньги будут удержаны из ближайшей заработной платы.

Если отсутствуют подтверждающие проживание документы

Бывают случаи, когда у отправившегося в деловую поездку есть возможность остановиться у родственников или знакомых. Однако для расчета бухгалтеру все равно потребуется доказать, что сотрудник фактически находился в другом городе без возможности возвращаться домой.

В качестве подтверждения командировки могут использоваться проездная документация и служебная записка. «Служебка» оформляется в свободной форме, в ней излагают подробности поездки.

Шапка заполняется на имя руководства, прописываются реквизиты компании. В самом тексте нужно написать, сколько дней человек находился в деловой поездке, даты отбытия и прибытия, указать, что данный факт подтвержден проездными билетами. Дальше необходимо поставить отметку принимающей стороны, а родственники прописывают, когда командированный приехал, уехал, сколько пробыл (дату и время), ставят подпись.

При наличии билетов это делать не обязательно, но многие предприятия этот документ требуют.

Как подсчитать расходы

Обоснованные затраты предприятия, связанные с хозяйственно-экономической деятельностью, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, поэтому при наличии всей подтверждающей документации полная сумма будет без дополнительных списаний.

Если же нет соответствующих гостиничных бланков или чеков, то не облагаемыми НДФЛ будут только 700 рублей для поездок по стране и до 2500 рублей зарубежные командировки. Страховые взносы придется заплатить даже с этих денег.

Согласно пункту 1.12 статьи 264 Налогового кодекса РФ налог на прибыль организации потребуется снизить на размер счета, указанного в авансовом отчете.

Можно ли получить компенсацию за завтраки

Это будет зависеть от обстоятельств и того, что написано в бланке:

• когда указана только суточная оплата (например, 5700 рублей) и нет никаких записей о том, что сюда входит любое питание, то проводить следует просто как компенсацию жилья;
• если указана сумма суточной оплаты с учетом завтраков (например, проживание в сутки 3700, в том числе 700 рублей за завтраки), то сумму следует перенести в суточные.

Также обратите внимание, что многие гостиницы не предоставляют услуг заселения без завтраков. Поэтому в гостиничном бланке будет написано, что в цену проживания входит питание. В этом случае его учитывают в командировочных. Если же оно предлагается как самостоятельное дополнительное обслуживание, то необходимо учитывать в суточных.

Если компания решает возместить данную строку расходов, то обязана удержать из суммы 13% НДФЛ и дополнительно заплатить в бюджет взносы. Поэтому в ситуации, когда человек потратил 1800 рублей на утреннее питание, он получит только 1566 руб в качестве возмещения.

Когда расходы на жилье не компенсируют

Есть ситуации, когда работодатель вправе отказать в выплатах, даже если есть подтверждающие документы. Это будут дополнительные услуги, которые оказывает гостиница:

• посещение СПА-зоны, караоке и других развлекательных площадок;
• доставка еды в номер;
• мини-бар;
• пользование спортзалом или мангальными зонами (если они не включены в суточную цену);
• питание;
• проезд на такси до места пребывания, если это не было оговорено.

Однако все это работодатель по договору может возмещать. Питание учитывается в суточных, остальные — как представительские. Однако они будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому к необлагаемым платежам, к которым относится только жилье, их относить нельзя.

Сюда же следует добавить, что работодатель вправе выплатить только 700 рублей в сутки, если нет никаких чеков и положенного пакета подтверждения расходов.

Подведем итоги

Теперь вы знаете, какие командировочные отчетные документы на проживание в гостинице требуются, чтобы без проблем получить компенсацию за расходы на жилье. Если по приезде обнаружилось, что чего-то не хватает, не стоит переживать, можно попробовать связаться с отелем по электронной почте или телефону, чтобы запросить недостающую документацию. Все данные на жильцов хранятся достаточно долгое время, поэтому исполнители услуг идут навстречу и без проблем высылают то, чего не хватило или было оформлено с нарушениями.

Вопрос-ответ

По какой документации отель может принимать гостей?

Согласно нормативно-правовым актам для заселения, потребуется паспорт либо загранпаспорт. Для детей до 14 лет — свидетельство о рождении, а также документ мамы или папы. После четырнадцати — паспорт и разрешение от родителей.

Что должно быть указано в счете за проживание?

Поставщик заполняет свои реквизиты, наименование и категорию отеля, номера. Прописывают местоположение, указывает паспортные данные гостя, время и дату заезда и выезда, суточную стоимость. Обязательно включить перечень того, что входит в цену.

Какие услуги гостиница обязана предоставить гостю без дополнительной платы

Гостиничный персонал обязуется вызывать скорую без требования оплаты, а также по требованию предоставить клиенту аптечку. Кроме этого, необходимо обеспечить посетителям один набор столовой посуды и приборов, кипятком, ниткой и иголкой, доставить при запросе корреспонденцию, по просьбе разбудить в определенное время.

Поделиться: