В условиях растущей конкуренции, дефицита кадров, роста цен – отелям и ресторанам критически важно не просто закупать товары и услуги, а делать это удобно, быстро, точно и с минимальными затратами.
О том, какие современные инструменты и технологии приходят на помощь индустрии гостеприимства, рассказал на Hospitality Online Expo Геннадий Куц, основатель и генеральный директор ProOrder.
ProOrder – это не просто сервис — это цифровой дирижёр, способный превратить хаос закупок в слаженную симфонию.
Типовая ситуация: хаос в закупках
Процесс закупки в большинстве отелей и ресторанов напоминает запутанный квест. Шеф-повар сверяется с остатками на складе, открывает сайты поставщиков и Excel-таблицы, вручную собирает заказ. Далее начинается долгая переписка с финансовым отделом: нужно уложиться в бюджет, обосновать выбор поставщиков. Затем эстафету подхватывают отдел закупок, бухгалтерия, склад — и, наконец, заказ уходит поставщику. Но тут выясняется, что нет в наличии требуемых товаров. Минимальная сумма заказа не набрана. Всё возвращается на круги своя — и процесс начинается заново.
Потеря времени, стресс у сотрудников и срыв поставок — типичная картина без централизованной автоматизации.
Что предлагает ProOrder?
ProOrder — это единая цифровая среда, которая берет под контроль весь процесс закупок: от планирования бюджета до получения товаров на склад.
Все службы — кухня, склад, финансы, закупки — работают в едином интерфейсе. Это не просто автоматизация. Это — переосмысление всей логики закупки.
Как это работает на примере службы питания:
- Сотрудники кухни работают только с утверждённым ассортиментом и формируют заявки, которые автоматически объединяются в один заказ независимо от числа участников процесса
- Шеф-поварсогласовывает заявку в один клик. Видит остатки, индивидуальные цены, ассортимент. Все поставщики в едином каталоге.
- Заявкаавтоматически запускает цепочку согласования с возможностью выхода за периметр организации.
- Финансовый отдел, отдел закупок, менеджментв режиме реального времени видят, как закупка повлияет на бюджет, отслеживают количество заявок в очереди на согласование, имеют доступ к рыночной аналитике и могут оперативно уточнить детали у инициатора заявки прямо в интерфейсе.
- Система делит заказ по поставщикам, отправляет их.
- Объем корректировки на стороне поставщика может быть ограничен по сумме или количеству, при превышении заявка возвращается на дополнительное согласование, по заранее определенному сценарию.
- Поставщик подтверждает заказ, склад готовится к приёмке, Шеф-повар получает точную информацию о том, что и когда будет доставлено
- Когда товар приходит, кладовщик сверяет с заявкой, делает приёмку и корректировку — и все документы автоматически уходят в бухгалтерию. Всё прозрачно, без потерь и паники.
- Отчеты формируются по заданному расписанию или нажатию одной кнопки.
- Если поставщик не заведен на платформу, заявку на закупку можно сформировать через внутренний каталог.
Что в итоге получает отель или ресторан?
- Сквозное решение для управления закупками, которое повторяет организационную структуру компании — от управляющей компании до внутренних служб и сотрудников.
- До 90% цифровизации всех процессов закупки.
- Экономию на закупках до 15–50% — за счёт прямой конкуренции между поставщиками, участия в акциях и промо, а также бонусных программ от производителей.
- Доступ ко всем каталогам поставщиков в одном окне.
- Ускорение обработки заявок — в 2–3 раза меньше ручной работы, больше автоматизации.
- Полную прозрачность и контроль на всех уровнях — владелец или управляющий в любой момент видит, кто и что заказал, у кого и по какой цене.
- Возможность задавать ограничения на отклонения по цене и срокам поставки.
- Инструмент управления бюджетом с детальной разбивкой по статьям расходов и поддержкой отраслевых стандартов (включая шаблоны по методологии USALI).
- Гибкая маршрутизация заявок с учётом разных сценариев согласования.
- Контроль исполнения договорных обязательств — как по результатам торгов, так и по индивидуальным соглашениям.
- Приоритизация поставщиков и продукции в каталогах.
- Прямой канал связи с производителями внутри системы.
- Систему оценки и аккредитации поставщиков по модели «светофор» — на основе объективных KPI: уровень сервиса, процент отмен, соблюдение сроков.
- Единый реестр договоров.
- Углублённую аналитику и автоматизированную отчетность.
Не только для отелей: выгоды для поставщиков и производителей
ProOrder одинаково полезен и для поставщиков. Через платформу они могут:
- получать заказы напрямую от заказчиков,
- информировать о новинках или акциях без риска “потеряться по пути”,
- получать сводные данные о спросе и повышать качество сервиса.
Например, производитель молока с увеличенным выходом на 15% рассказывал о продукте дистрибьюторам, но информация до отелей так и не дошла. С ProOrder она попала бы ко всем нужным лицам за один клик.
Вывод:
«ProOrder — это не просто цифровой инструмент, это стратегическая экосистема для управления закупками. Мы трансформируем закупки в источник прозрачной экономии, контроля и роста. Там, где раньше терялись ресурсы — теперь каждый рубль работает на результат. Это технологическое лидерство, которое напрямую влияет на маржу, управляемость и успех бизнеса», — подчёркивает Геннадий.
Erid: 2Vtzqxf57jJ
Реклама: ООО "СМАРТ МЕНЕДЖМЕНТ"
ОГРН: 1225000040760
