Детальное и прозрачное бюджетирование: новое слово в автоматизации отелей

Помните, была такая реклама, которая заканчивалась утверждением: «При всем богатстве выбора другой альтернативы нет»? В принципе, этот слоган органично подойдет к любому удобному, простому в использовании и «заточенному» под конкретный бизнес продукту. 

Читайте и подписывайтесь на наш Telegram канал  

Время прочтения: 10 минут

Сегодня хотим рассказать про новую разработку для бюджетирования, прогнозирования и контроля доходов и расходов отеля – ТУРБО Бюджетирование Hotel Edition. Это российское решение класса EPM (Enterprise Performance Management) для предприятий, созданное специально для гостиниц на программной платформе ТУРБО. Разработчик – российская консалтинговая группа «Консист Бизнес Групп»(входит в группу компаний ЛАНИТ).

Эксперты: 

• Дмитрий Савочкин, директор по работе с ключевыми клиентами «Консист Бизнес Групп»
• Андрей Бурчаков, руководитель проектов «Консист Бизнес Групп»

Содержание 

1. «Консист Бизнес Групп» - история компании и создания нового ПО для отелей.
2. Задачи, которые помогает решить отелям система «ТУРБО Бюджетирование Hotel Edition». 
3. Как работает «ТУРБО Бюджетирование Hotel Edition»? Пошаговый разбор. 
4. Установка системы и обучение сотрудников.
5. Для каких отелей система подойдет лучше всего?

1. «Консист Бизнес Групп» - история компании и создания нового ПО для отелей

«Консист Бизнес Групп» работает на рынке IT-консалтинга и заказной разработки с 2015 года. Входит в ТОП-10 крупнейших консалтинговых компаний России (по версии рейтингового агентства RAEX). Ключевое направление деятельности компании – разработка отечественной программной платформы ТУРБО и тиражных решений на её основе для комплексной автоматизации бизнеса.

Платформа ТУРБО обеспечивает открытость прикладных решений, высокую функциональность, гибкость и масштабируемость. Она может использоваться как в небольших компаниях, так и в крупных холдингах. Решения на базе ТУРБО широко распространены в России и успешно применяются во многих странах мира, например, в Китае, Венгрии, Белоруссии, Казахстане, Кипре и др.

В 2022 году на базе платформы ТУРБО компания «Консист Бизнес Групп» разработала отраслевое решение, предназначенное для бюджетирования, прогнозирования и контроля доходов и расходов гостиницы: «ТУРБО Бюджетирование Hotel Edition».

Решение включает стандартизированную отчётность USALI и модели прогнозирования в соответствии с требованиями операторов крупнейших международных гостиничных сетей. Входит в Реестр российского ПО.

2. Задачи, которые помогает решить отелям система «ТУРБО Бюджетирование Hotel Edition»

В состав системы ТУРБО заложены различные модели и алгоритмы работы. Они позволяют оперативно и гибко реагировать на изменения и делать максимально точный прогноз. Система, в частности, позволяет:

• быстро и легко создавать оптимальные бюджеты и прогнозы;
• собирать и анализировать информацию, полученную из многочисленных источников (как учетные, так и PMS и POS-системы отеля);
• легко и без искажений распространять метрики по всем подразделениям компании или, наоборот, консолидировать их;
• использовать и настраивать различные модели анализа, прогнозирования и планирования, чтобы получить лучшие результаты;
• самостоятельно, без привлечения ИТ-специалистов, увеличивать количество аналитики и отчетов и изменять бизнес-модель в системе.

3. Как работает «ТУРБО Бюджетирование Hotel Edition»? Пошаговый разбор

Комментирует Дмитрий Савочкин: 

 – Система в режиме реального времени по расписанию или запросам пользователей собирает данные из учетных систем. Далее с помощью механизма маппинга (т.е. автоматического сопоставления данных из разных источников) система преобразовывает эти данные в статьи USALI и формирует аналитический бизнес-контент в виде отчетности по стандарту USALI 11 или в виде пользовательских отчетов и дашбордов. Посмотрим на слайд для примера:

Все изменения, внесенные в любую из учетных систем, отражаются автоматически в системе аналитики и приводят к обновлению данных по формам отчетности. Таким образом, вы получаете оперативные и точные отчеты в режиме онлайн или тогда, когда вам это необходимо.

Сопоставление статей учетных систем со статьями USALI осуществляется в интеграционном пакете ТУРБО. Маппинг настраивается один раз в начале настройки системы. Если вам необходима аналитика по другим параметрам, то в интеграционном пакете формируется таблица маппинга. Здесь вам нужно проставить необходимые параметры соответствия данным USALI или другим статьям ТУРБО и обновить загрузку.

Другое преимущество системы – инструмент drill-down, который позволяет перейти от общей информации к детальной для более глубокого изучения вопроса. В результате вы получаете подробное представление о сформированной сумме и можете быстро найти источник ее формирования. 

В системе также реализованы различные способы распределения общих расходов по любым базам, если это необходимо. Например, стоимость услуг прачечной может распределяться на расходы направлений Room, F&B и другие службы отеля в зависимости от веса белья, заявленного каждым подразделением. При этом отель сам выбирает, какие статьи и по какой базе нужно распределять.

Для составления бюджетов и прогнозов используются специальные формы ввода данных в разрезе аналитик и подразделений. На их основе также формируется отчетность по стандарту USALI или пользовательские отчеты. Данные вы можете вводить в виде готовых сумм или натуральных показателей, рассчитывать суммы на основе нормативов и драйверов, а также комбинировать значения. В журналах ввода по каждой статье можно подробно расписать, на что планируется потратить сумму. Также при необходимости сюда можно добавлять текстовые комментарии.

Аналитическая платформа ТУРБО имеет также мобильное приложение. Оно поддерживает расширенные возможности визуализации данных при помощи аналитических панелей и динамических отчетов.

4. Установка системы и обучение сотрудников

Важное преимущество системы - простота ее внедрения. Этот процесс проходит несколько коротких этапов. 

1. Совместно с ключевыми сотрудниками отеля, ответственными за внедрение системы, мы определяем актуальные потребности и задачи, которые требуют оперативного решения. Затем мы описываем проектное решение и определяем приоритеты задач.
2. Устанавливаем софт и делаем общие настройки, касающиеся загрузки нормативно-справочной информации отеля: справочники, различные количественные индикаторы и драйверы и т.п.
3. Подключаем систему к внешним источникам, настраиваем маппинг. Эти три задачи занимает обычно 1-2 недели, в зависимости от масштабов бизнеса.
4. Затем поочерёдно (в зависимости от приоритетов) настраиваем систему по тем задачам, которые определил заказчик. Например, одним отелям необходимо в первую очередь формировать отчетность для руководства и собственников, другие собирают отчетность в Excel, но им важно в первую очередь формировать в системе бюджет и прогнозы, особенно в конце года.

Поскольку система содержит преднастроенные модели и функционал, уже через 1-2 недели после завершения всех этапов установки отель получает работающий функционал с учетом приоритетов и специфики отеля. Затем мы приступаем к следующей задаче по очереди и идем, пока не выполним все и не настроим полноценную финансово-экономическую модель отеля. На весь проект, как правило, необходимо 2-3 месяца.

Курс обучения работе с системой ТУРБО Бюджетирование Hotel Edition занимает, как правило, от 4 до 8 часов. Для ключевых пользователей, кто будет поддерживать и развивать настроенную модель (мы их называем «Центр компетенций»), мы организуем более углубленный курс продолжительностью 16 часов. Для администраторов системы проводится отдельное обучение по администрированию и распределению прав.

Обучение проводится в виде вебинаров или на территории заказчика по заранее подготовленным программам.

5. Для каких отелей система подойдет лучше всего?

Комментирует Андрей Бурчаков:

 – Система ТУРБО Бюджетирование Hotel Edition универсальна: ее могут использовать любые отели, заинтересованные в повышении эффективности своего бизнеса за счет точного планирования и оперативного контроля исполнения бюджетных показателей.

• Система наиболее востребована отелями, которые находились под управлением крупных международный операторов, а сейчас остались без доступа к их системам прогнозирования и бюджетирования. Таким отелям ТУРБО Бюджетирование Hotel Edition предоставляет знакомые и удобные инструменты, к которым пользователи привыкли за годы работы.
• Поскольку у системы есть полный комплект отчетов USALI, она поможет тем отелям, которые только планируют перейти на учет в соответствии со стандартом USALI: функционал, разработанный с учетом методологий крупных гостиничных брендов, позволяет снизить стоимость внедрения и сократить затраты отеля на разработку собственной методологии.
• Отдельно необходимо отметить возможности ТУРБО Бюджетирования консолидировать данные нескольких отелей. Сетевые отели получают возможность консолидировать данные не только из учетных систем, но также из PMS и POS систем каждого отеля группы.

Хотите проверить, как работает система? – Оставьте заявку на демонстрацию функционала

При подготовке стати использовались данные с сайта компании consysthotel.cbgr.ru