Как сэкономить и заработать на цифровизации закупок в HoReCa

Эксперт: Геннадий Куц, основатель и CEO ProOrder

Цифровизация — одно из самых модных слов в бизнес-среде. Но если технология не упрощает процессы и не даёт ощутимой финансовой выгоды — от неё нет пользы.

Я пришёл в HoReCa не из ресторанов или гостиниц, а из IT. И именно это помогло мне взглянуть на процессы закупок иначе — не как на неизбежно сложный процесс, а как на управляемую бизнес-задачу.

Где теряются деньги

1. Ручные процессы и их неэффективность

• Трудоемкость проведения тендеров– каждый этап (запрос котировок, переговоры, согласование цен) требует значительных временных затрат менеджеров.
• Ошибки в данных– ручной ввод заказов приводит к пересортице, недопоставкам или избыточным закупкам.
• Длительная коммуникация с поставщиками- необходимость постоянной переписки по email и в мессенджерах для уточнения условий и согласования изменений.

Результат: До 50% рабочего времени сотрудников расходуется неэффективно.

2. Неэффективность тендерных процедур и потеря потенциальной выгоды

• Жёсткая фиксация цен не гарантирует оптимальность– даже при годовом ценовом соглашении рыночная конъюнктура может предлагать более выгодные условия, которые невозможно оперативно использовать из-за ручного процесса закупок.
• Риск недобросовестных схем– существует риск недобросовестных схем, например, сговора и это сложно выявить при отсутствии прозрачной системы контроля.
• Нерациональное использование специальных предложений- дистрибьюторы могут удерживать информацию об акционных условиях и бонусах при отсутствии автоматизированного мониторинга промо-активностей.

Результат: Потенциальная экономия бюджета закупок достигает 25%

3. Проблемы ручного бюджетного контроля и превышения лимитов

• Отсутствие реального мониторинга остатков– принятие решений о закупках без актуальных данных приводит к систематическому превышению бюджета.
• Недостаток автоматизированного KPI-контроля– невозможность оперативного выявления поставщиков, нарушающих сроки поставок или завышающих цены.
• Сложности планирования– отсутствие аналитических инструментов не позволяет адаптировать объемы закупок к сезонным колебаниям спроса.

Результат: Фактические расходы регулярно превышают плановые на 15–30%.

4. Нарушения условий поставок и сопутствующие логистические риски

• Хронические задержки поставок– отсутствие автоматизированного контроля сроков приводит к производственным простоям (например, дефициту постельного белья в высокий сезон).
• Проблемы с качеством товаров– работа с ненадежными поставщиками продолжается из-за отсутствия системы оценки их performance.
• Неэффективность санкций– ручная обработка затрудняет взыскание компенсаций за нарушения контрактных обязательств.

Результат: Логистические сбои увеличивают операционные расходы на 15–20%.

5. Неэффективная коммуникация и ограниченные рычаги влияния

• Доминирование поставщиков в ценообразовании– отсутствие единой платформы лишает отель возможности оперативно сравнивать рыночные предложения и добиваться оптимальных ценовых условий.
• Отсутствие систематизированного учета переговоров – все договоренности фиксируются исключительно в переписке, что затрудняет контроль исполнения обязательств.
• Запаздывающая реакция на рыночные изменения- при снижении рыночных цен отель не имеет возможности оперативной корректировки действующих контрактных условий.

Результат: Конкурентные позиции ослабевают из-за неоптимальных закупок.

В сетевых компаниях эти потери растут пропорционально числу объектов.

Как работает ProOrder

ProOrder — цифровая платформа для управления закупками, объединяющая производителей, поставщиков и покупателей в единую экосистему. Система полностью адаптируется под структуру компании — от управляющей организации до отдельных подразделений.

Ключевые возможности:

1. Интеграция с учетными системамипоставщиков для отображения реальных остатков и индивидуальных условий (цены, отсрочки, лимиты)
2. Финансовый контрольбюджета по статьям и подразделениям с учетом всех заявок
3. Автоматизация процессовдля финансовых служб, бухгалтерии, складов и руководителей

Согласования проходят по гибким маршрутам: можно задать правила по типу товара, сумме или подразделению. Для сетей, например с пятью отелями, каждая может использовать свою цепочку согласований с возможностью подключения внешних участников — всё на одной платформе.

Вся документация — в электронном виде: ЭДО, EDI, контракты, акты и счета собраны в одном месте. Выгрузка в учётную систему — без доработок. Открытое API и более 20 готовых интеграций.

Все поставщики — в одном окне. Товары сгруппированы для мгновенного сравнения цен и условий.

Контроль изменений со стороны поставщика — можно ограничить допустимое отклонение без повторного согласования.

Приём товара проходит в платформе, а фактические данные передаются в учётную систему.

Создавайте приоритетные каталоги по итогам тендеров или переговоров — инициатор закупки видит только утверждённые позиции.

Оценка и аккредитация поставщиков на основе объективных данных: уровень сервиса, задержки, отмены и неполные поставки фиксируются в рейтинге. ProOrder помогает заключать контракты и контролирует их исполнение.

И это только часть функционала платформы ProOrder.

Что по цифрам?

После внедрения платформы в одном из отелей:

• Трудозатраты служб, вовлечённых в закупки, сократились на 70%.
• Ошибки при оформлении заказов — в 3 раза меньше.
• Экономия до 14% за счёт лучших условий, акций и ретро-бонусов.
• Закупки стали на 100% прозрачными.

Почему это важно именно сейчас?

Рынок испытывает острый дефицит кадров, а требования к бизнесу только растут — делать больше при меньших ресурсах стало нормой.

ProOrder снимает с ваших сотрудников рутину, сокращает ручные операции и полностью открывает процессы закупок.

Это не просто софт — это ключ к контролю и эффективности. Хотите, чтобы закупки строго укладывались в бюджет, чтобы не было неожиданных перерасходов, срывов поставок и конфликтов с поставщиками? Тогда автоматизация — ваш единственный надёжный помощник.

Для кого это решение?

ProOrder подходит не только отелям, но и ресторанам, кейтеринговым компаниям и другим объектам гостеприимства с регулярными закупками, где важны учёт, контроль и эффективность.

Гибкая модульная архитектура позволяет использовать только нужные функции — от ЭДО и каталога до полного цикла с тендерами, мультибюджетами и согласованиями. Платформа масштабируется под ваш бизнес без навязывания «всего и сразу».

Вместо вывода

ProOrder — это революция в закупках HoReCa. Меньше ошибок, больше контроля, ощутимая экономия и свобода для вашей команды. В мире, где каждый ресурс на вес золота, цифровизация — ваш главный конкурентный плюс и гарантия роста.

И мы только начинаем…

Erid: 2VtzqwJQAPe

Реклама: ООО "СМАРТ МЕНЕДЖМЕНТ"

ОГРН: 1225000040760