P&L отеля: как собственникам и топ-менеджерам распознать нарисованный финансовый отчет?

Комментирует основатель НАМИ Мария Серышева, профессиональный финансовый директор, эксперт в области управленческого учета.

«Часто собственникам компаний приносят красивые финансовые отчеты. Результат: на бумаге все хорошо, а денег нет. Тогда у собственника возникает вполне резонный вопрос: «Где деньги?». Все дело в том, что важно обращать внимание на детали в отчетах и сопоставлять их между собой. В этом случае находятся не только деньги, но и точки роста».

Три основных финансовых отчета и что они показывают

Финансовая отчетность – это информация о финансовом положении отеля на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Принято выделять три основных отчета:

1. Бухгалтерский баланс: что есть у компании и откуда это появилось.

• • Активы
  • Пассивы

2. P&L (Profit and loss statement) – отчет о финансовых результатах: доходы и расходы за отчетный период, информация о прибылях и убытках.

• • Доходы
  • Расходы
  • Прибыль

3. Отчет о движении денежных средств: все денежные поступления и платежи за отчетный период, остаток денег на начало и конец этого периода.

• • Остаток на начало периода
  • Поступления за период
  • Оплаты на период
  • Остаток на конец периода

Рассмотрим более детально P&L - Отчет о финансовых результатах.

P&L или Отчет о финансовых результатах

В отелях принято составлять этот отчет по стандартам USALI. Это общепринятая система учета доходов и расходов в отеле. Основная задача USALI – видеть отдельный финансовый результат по каждому доходному центру: номерной фонд, ресторанная служба, СПА и др. Для этого в USALI предусмотрен справочник статей доходов и расходов, которые нужно относить к каждому департаменту. Как правило, P&L составляется за месяц, и мы видим фактические показатели за период, бюджетные и отклонения по каждому показателю.

Управление рисками в отеле и оптимизация издержек: как получить дополнительную прибыль? Комментирует сооснователь компании НАМИ Александр Колесников.

ТОП-10 рекомендаций, как понять, что ваш P&L отчет правильный

1. Проверяем расчет выручки

• • Проверяем, как сходятся показатели в доходных системах. Например, в таблице Excel с управленческим отчетом один расчет, а в программе другой. Или для номерного фонда одна доходная система, а для ресторана другая. В этом случае нужно проверить всю сумму в совокупности. Иногда в процессе проверки выясняется, что для исполнения бизнес-плана сотрудники показывали доход, которого не было в реальности. Как? Например, отразили предоплаты от гостей как выручку.
  • Обращаем внимание на возвраты и корректировки дохода. К примеру, если вы видите, что номер стоит 5000 руб., а его продавали за 3500 руб., то важно проверить, что скидка была обоснована и не вышло так, что часть дохода шла мимо официальной кассы. А если вы видите систематические возвраты денег из кассы, то есть вероятность хищений.
  • Проверяем дебиторскую задолженность. Например, по одному отелю мы видели стабильную высокую выручку по ресторанной службе, при этом реальных денег всегда было меньше. Как выяснилось, собственник отеля проводил в отеле мероприятия, оплаты за которые не осуществлялись.
  • Важно понимать прочую выручку, которая не является операционной. Например, расчеты внутри группы компаний.
  • Сверяем с выручкой фактические поступления в кассу и на расчетный счет. Например, если выручка 10 млн, а на расчетный счет вам поступило всего 4 млн, то тут точно должны возникнуть вопросы.
  • В остатке денежных средств на последнее число месяца важно понимать, сколько из них составляют предоплаты. Не все деньги, которые лежат на свече отеля, являются выручкой. Лучше четко знать, сколько конкретно составляют предоплаты. Не исключено, что гости попросят предоплату вернуть. Следовательно, эти деньги в полном объеме не стоит пускать в оборот.

2. Проверяем расчет эффективности работы службы еды и напитков.

Как показывает наша практика, с расчетом прибыли от номерного фонда ошибаются редко, а вот с ресторанной службой – гораздо чаще.

• • Самая распространенная ошибка случается, когда в food cost / beverage cost (себестоимость еды и напитков) включают буквально все: в том числе питание сотрудников в столовой, подарки гостям и т.д. Это относится к другим статьям расходов и не должно влиять на эффективность работы ресторана. Например, если отдел продаж попросил испечь пирожные, чтобы вручить их постоянным корпоративным клиентам, то эти расходы относятся к отделу маркетинга и продаж, это не часть food cost.
  • Важно четко понимать, что конкретно составляет доход F&B (сколько в выручке а-ля карт, сколько доход от комплексных обедов) и в идеале знать прибыльность каждого сегмента отдельно.

3. Проверяем значение расходов в строке «Прочее».

• • Иногда в расчет операционной прибыли включают «Прочие расходы». Важно удостовериться, что это расходы, которые относятся к деятельности отеля и которые будут оплачены. Например, именно для целей управленческого учета не относим к Прочим доходам проживание, питание в отеле собственника, которые он не оплачивает. В противном случае вы не увидите точной картины работы вашей команды.

4. В целом для отеля: проверяем адекватность показателя % ФОТ от выручки, особенно в месяцы низкого сезона.

• • Проверяем, что значение ФОТ адекватно в абсолютном выражении, нельзя делать вывод по эффективности работы с персоналом. опираясь только на % ФОТ от выручки, особенно если бизнес сезонный.
  • Учитываем затраты на постоянный ФОТ: оклады + налоги и взносы. Важно понимать, что ниже этой суммы ФОТ быть не может.
  • Рекомендуем максимально использовать мотивацию сотрудников по KPI (переменную часть ФОТ). Это поможет более гибко реагировать на изменение выручки.

5. Проводим горизонтальный и вертикальный анализ отчета.

• • Горизонтальный анализ: сравниваем показатели, которые видим в отчете, с другими периодами. Например, показатели августа с показателями июля. Сопоставление с предыдущими периодами позволяет выявить «забытые» постоянные затраты или увидеть, как изменилась структура доходов / расходов.
  • Вертикальный анализ – анализ относительных показателей, когда мы считаем % определенного расхода или дохода к другому показателю. Например, когда мы определяем % ФОТ от выручки или считаем % прибыли от выручки.

Также интересно делать вертикальный анализ расходов на занятый номер (cost per occupied room). Например, мы видим, сколько в этом месяце мы потратили на моющие средства, и мы можем вертикальным анализом разделить это на количество проданных комнат, чтобы понять стоимость моющих средств на проданный номер.

6. Проводим инвентаризацию расчетов с ключевыми контрагентами.

• • К сожалению, на практике нередки такие случаи: при смене топ-менеджмента часть расходов может быть «утеряна» в отчете, если за сбор этих документов отвечал конкретный сотрудник.

Найти отсутствующие расходы поможет систематическая сверка с поставщиками: документ Акт сверки с поставщиком. Часто по этому документу можно выяснить, что часть расходов просто не учитывалась. Чтобы избежать таких ситуаций, мы рекомендуем составлять Акт сверки как минимум 1 раз в квартал.

• • По каждому департаменту необходимо иметь список постоянных расходов, и ежемесячно проверять, что все документы приняты к учету.
  • Для топ-менеджмента отеля важно четко установить, что расходы в P&L должны быть приняты в том отчетном периоде, к которому они относятся.

7. Учитываем, что прибыльность департаментов зависит от сезонности и от года работы проекта.

• • В сезонном объекте не может быть постоянно одинаковый Room Profit, F&B Profit. Если же он все время одинаковый, это должно вас насторожить.

8. Проверяем систематическое списание товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Часто высокая и стабильная прибыль скрывает несписанные остатки ТМЦ. К сожалению, к этой хитрости иногда прибегают управляющие компании, и собственники должны об этом знать.

• • Контролировать остаток запасов и ТМЦ, т.е. проводить независимую инвентаризацию.

Понятно, что финансовым результатом можно управлять. Если бюджетная прибыль номерного фонда показана в 85%, а расчетно получается 75%, то для уравновешивания показателей недобросовестные коллеги просто не списывают какие-то принадлежности для гостей.

Это становится видно, если заглянуть в баланс, там просто от месяца к месяцу растет остаток товарно-материальных ценностей на складе. Поэтому, если мы видим отличные впечатляющие цифры в P&L, то обязательно заглядываем в баланс и смотрим остатки ТМЦ в динамике (от месяца к месяцу).

• • Иметь нормы расхода гостевых и чистящих принадлежностей на номер и уметь проверять расход по расчету на количество проданных номеров.

9. Анализируем EBIDTA и Чистую прибыль.

Часто генеральные менеджеры говорят, что их интересует только операционная прибыль (GOP). Однако очень важно не ограничиваться анализом только этого показателя, поскольку ниже GOP начинается самое интересное: там идет часть, которая показывают, получает ли собственник отеля прибыль.

Мы рекомендуем:

• • Не реже одного раза в квартал изучать бухгалтерский баланс и оборотно-сальдовую ведомость по всем бухгалтерским счетам, чтобы удостовериться, что все расходы списаны корректно.
  • Знать, какие резервы формирует отель и какая методология их расчета. Часто за счет ранее созданных резервов отели показывают завышенные финансовые результаты в плохие месяцы.

Например, мы знаем случаи, когда в месяцы хорошей загрузки директора создавали себе большие резервы под будущие расходы. А в сложный месяц они эти резервы списывали и в целом искажали реальную картину.

• • Знать, какие основные средства (здание отеля, мебель и т.д) есть на балансе компании и как долго они будут амортизироваться (списываться в расход).

10. Периодически сверяем управленческую отчетность с бухгалтерской отчетностью.

• • Проверять, что доход, ФОТ и другие расходы совпадают в бухучете и в управленческом учете. Разница возможна, но она должна быть объяснима. У нас был кейс, когда по управленческой отчетности были миллионы прибыли, а бухгалтерская отчетность показывала убыток. Собственник был введен в заблуждение, он ожидал дивиденды. У нас ушли месяцы, чтобы максимально сблизить бух учет и управленческий учет, выйти на прибыль в бух. учете и начать выплачивать дивиденды. Все возможно, но лучше такие сверки проводить систематически и понимать все разницы, по возможности максимально сближать учет.

Узнать больше о компании НАМИ и финансовых услугах на официальном сайте

Источник: https://expo.openhospitality.org/nami2023 

Реклама, ИП Серышева, erid: Kra244WLM

Поделиться:

Читайте нас: