И как избежать штрафов, используя автоматизацию? Об этом детально рассказал ведущий эксперт компании its group Ренат Адилов. По итогам онлайн-выставки Resto Expo.
Ренат Адилов – Ведущий эксперт по автоматизации ресторанов в компании its group (шестикратный Золотой партнер iiko и компания №1 по количеству обслуживаемых предприятий)
- 12 лет опыта в сфере автоматизации
- 10 лет проработал в сфере HoReCa: от бармена до управляющего сетью ресторанов.
- Принимал участие в закрытых круглых столах производителей ПО и оборудования на тему изменений в системах учета и POS-оборудовании под действующее законодательство.
— За время моей работы в автоматизации ресторанов я видел, как менялось отношение бизнеса к автоматизации, какие требования выдвигались к программному обеспечению раньше и что сегодня ожидает рынок от функционала ПО. Важно понимать, что сейчас ПО должно учитывать в первую очередь требования законодательства, а бизнесу необходимо будет перестроить многие бизнес-процессы. Сейчас я говорю о таком нововведении, как маркировка в HoReCa. Посмотрим, как развивался этот процесс.
Маркировка в HoReca: история вопроса
- 2015-2016 годы: введение ЕГАИС (Единой государственной автоматизированной информационной системы)
Все началось с введения журнала розничных продаж алкоголя. Закон N182-ФЗ от 29.06.2015 года специально установил, что положения по подключению к ЕГАИС не распространяются на «розничные продажи алкогольной продукции при оказании услуг общественного питания». Тем не менее, Приказ Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (ФС РАР) №164 от 19.06.2015 года обязал все предприятия общественного питания заполнять журнал учета розничных продаж алкоголя. Согласно приказу, у предприятий общепита было два варианта:
- вести журнал в бумажном виде, без подключения к ЕГАИС и без занесения штрих-кода. Но в этом случае предприятие общепита должно было каждый ежеквартально печатать такой журнал со всеми продажами алкогольной продукции.
- вести журнал в электронном виде с использованием программных средств. В данном случае строки журнала заполнялись по штрих-коду на акцизной марке бутылки. Это делало необходимым подключение к ЕГАИС.
Далее ЕГАИС понадобился для подтверждения факта закупки. 20 июля 2015 года ФС РАР опубликовала «Информационное сообщение для участников алкогольного рынка». Оно обязывало все организации, осуществляющие розничную продажу алкогольной продукции в городских поселениях, регистрировать в ЕГАИС все закупки алкоголя – с 01 января 2016 года.
Как это работало в ЕГАИС: Алкогольная продукция поступала на предприятие общепита, и в течение суток оно должно было отразить факт закупки в ЕГАИС. Подключение к ЕГАИС осуществлялось с использованием УТМ (Универсального транспортного модуля) и своего криптоключа.
Если сначала эти процессы вызывали сложности, то потом предприятия общепита научились работать с ЕГАИС, хотя воспринимали эту норму как попытку «заглянуть под капот своего бизнеса». По сути, это была первая система, через которую государство проинтегрировалось с системой учета предприятия.
- 2017 год: Появление контрольно-кассовой техники (ККТ)
ККТ введена законом от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Суть реформы заключалась в том, что чеки стали фискальными и поступать в режиме онлайн в ОФД (Оператор фискальных данных). ОФД является посредником между пользователем кассы и налоговой службой. Это был второй этап интеграции с государством.
Здесь я хочу подчеркнуть, что изначально систему контроля бизнес вводил в своих интересах: чтобы видеть наглядно доходы и расходы. Показательна в этом плане история появления кассового аппарата.
Его изобретателем стал Джеймс Ритти, хозяин популярного кафе в американском городе Дейтон (Огайо). Несмотря на популярность заведения, дохода оно приносило мало. Причина была, разумеется, в хищениях со стороны барменов, фиксировали не всю выручку. Но однажды, путешествуя по Европе и прогуливаясь по судну трансатлантического корабля, Ритти увидел устройство, которое автоматически отсчитывало каждый оборот двигательного вала. Работа вала легла в основу работы нового механизма, который стал фиксировать каждую покупку в его заведении. Так в 1879 году появился первый кассовый аппарат.
Касса Ритти
- 2022-2023 годы: ЭДО и Маркировка «Честный знак» в HoReCa
Новое требование касается маркировки воды и молока/молочной продукции.
Требование о маркировке молочной продукции установлено Постановлением Правительства РФ от 15.12.2020 N 2099. Детально о маркировке написано на сайте Национальной системы цифровой маркировки «Честный знак». Маркировка молочной продукции проходила в несколько этапов, начиная с 2021 года. С добавлением каждой новой категории рестораны должны проверять ее цифровой код.
- 1 июня 2021 года: обязательная маркировка для категорий «мороженое» (за исключением мороженого без молочного жира и/или молочного белка) и «сыры».
- 1 сентября 2021 года: обязательная маркировка для молочной продукции со сроком годности более 40 дней.
- 1 декабря 2021 года: обязательная маркировка для молочных продуктов сроком годности менее 40 дней.
- 1 сентября 2022 года: для рестораторов обязательной становится приемка продукции при помощи электронного документооборота (ЭДО), и ее списание после использования. Это значит, что с 1 сентября 2022 года представители общепита должны настроить электронный документооборот в объемно-сортовом виде, как и все остальные участники рынка. Таким образом, приемку нужно будет вести в разрезе наименований и количества продукции.
Поясню, что сейчас требования маркировки относятся не ко всей молочной продукции, а только к той, которая продается конечному потребителю «в готовом виде», без его последующей переработки. Это может быть, к примеру, мороженое, йогурт или молочный коктейль в заводской упаковке. К примеру, последние две позиции часто входят в состав детского набора в ресторанах быстрого питания.
- 1 декабря 2023 года: вводится обязательная маркировка молока и молочной продукции для фермеров, госучреждений и HoReCa, включая передачу в систему сведений об обороте такой продукции и выводе её из оборота.
Что касается маркировки воды, то она становится обязательной с 1 ноября 2022 года. ЭДО необходимо будет вести при отгрузке и приемке.
Маркировка в HoReca: как все сделать правильно и не попасть на штраф
Для выполнения требования маркировки заведению общепита необходимо использовать сканы штрихкода. Если их раньше не было (например, вы не продавали алкоголь), то теперь придется их приобрести. Если же вы раньше использовали ЕГАИС, то сканы у вас уже есть и ничего приобретать не надо.
До ресторанного бизнеса мы активно работали с ритейлом и знаем, как внедрялись эти бизнес-процессы. Конечно, не все было просто. Ведь до того никто не работал с ЭДО, с электронными цифровыми подписями – в том объеме, в котором пришлось работать сегодня. Подписать ЭДО цифровым ключом ЕГАИС не получится, можно использовать только электронную цифровую подпись (ЭЦП). Появились новые бизнес-процессы на приемке и в убытии товара. Также возникла необходимость разбираться в том, чем одно УБД (Управление базами данных) отличается от другого.
Важно: в HoReCa необходимо вести объемно-сортовой учет. Иными словами, мы не можем продать больше, чем за нами числится на «Честном знаке». Мы не можем также вывести эти товары из оборота на собственные нужды.
Также хочу отметить, что в маркировке часто происходят изменения. Это логично, поскольку сам процесс маркировки сложный и требует «настройки». Хорошая новость в том, что зачастую изменения вносятся уже на этапе тестирования на предприятиях, которые добровольно решили опробовать процесс маркировки. Кстати, участие в подобных экспериментах - хорошо прежде всего для самих предприятий-добровольцев. Во-первых, они могут повлиять на то, как все это будет работать в дальнейшем. Во-вторых, пройдя путь маркировки заранее, они становятся полностью к ней готовы, и шанс получить штраф минимален.
Штрафы за неисполнение требований о маркировке:
- Должностное физлицо: от 1000 до 10 000 рублей
- Юрлицо штраф от от 50 000 до 300 000 рублей.
Пошаговая инструкция для выполнения требований маркировки
- Зарегистрироваться в «Честном знаке» до 1 сентября 2022 года.
- Настроить электронный документооборот (ЭДО) и электронно-цифровую подпись (ЭЦП).
Здесь нужно будет решить много важных нюансов: например, кто должен следить за ЭДО (товаровед или бухгалтер), кто будет подписывать накладную и др.
Вы можете пользоваться тем ЭДО, который у вас уже есть, либо для маркировки выбрать отдельный ЭДО. Это имеет смысл сделать, если вы не хотите в общий ЭДО впускать всех сотрудников. Также мы рекомендуем, чтобы ваш ЭДО был напрямую связан с вашим ОФД. ЭДО и ОФД - это одна и та же компания, поэтому проще работать в одном личном кабинете. В этом случае у вас в одном месте будут и чеки и марки.
- Выбрать провайдера ЭДО и начать работать.
- Обновить кассовую технику.
В отличие от ЕГАИС, маркировка представляет собой полноценный личный кабинет, в котором пользователь видит не только наименование продукции, но и обороты. Это полноценная система учета, интегрированная с государством. Для государства бизнес стал максимально прозрачным, но зато бизнес также получил более прозрачный и четкий учет своей продукции.
По сути, ничего страшного в маркировке не происходит. К примеру, вы получаете всю ту же молочную продукцию, но перестаете работать с бумажными документами. Документооборот становится электронным и автоматически появляется в вашей учетной системе.
Конечно, может показаться, что бизнес стал сложнее. Однако, пройдя необходимую трансформацию, бизнесу становится проще. В частности, он избавляется от лишних костов, становится проще учет по взаимодействию с поставщиками.
Маркировка пива?
Логичным продолжением маркировки молочной продукции и воды станет маркировка пива: оборот пива достаточно большой, и государство хочет, чтобы этот бизнес был прозрачным.
Сейчас Национальная система цифровой маркировки «Честный знак» планирует «спонсировать» маркировку пива для компаний, которые разливают пиво в бутылки и в кеги. Будут выдаваться определенные суммы на приобретение оборудования для маркировки с беспроцентной рассрочкой.
В заключение отмечу, что при работе с маркировкой есть много подводных камней. К примеру, необходимо проверить актуальность версий ПО (учетного и кассового), ПО внутри вашего фискального регистратора и др. Для ведения ЭДО выбирайте хорошего партнера, у которого есть компетенции в автоматизации, «железе» и в законодательстве. Сейчас очень важно своевременно понимать, какие требования выдвигаются со стороны государства.
Мы со своей стороны предлагаем провести бесплатный аудит. Заполните чек-лист на сайте, и мы проведем бесплатный пробный аудит вашего заведения на предмет готовности к требованиям по маркировке: mark.itsgroup.ru
Своевременная перенастройка бизнес-процессов поможет вам избежать штрафов и спокойно вести бизнес.
Фото: Мультикас
