Почему стандартной PMS-системы недостаточно для управления современным отелем? Как международный стандарт USALI помогает находить «сгорающую» прибыль и почему Excel – главный враг отельера? Об этом рассказал Алексей Пряслов, управляющий директор ООО «ПФМ». Также в интервью – разбор продуктов HOMS (Hotel Operational Management System), реальные кейсы роста прибыли с -10 до +26 млн рублей и история о том, как отчеты помогли раскрыть хищения на кухне.
Алексей, на рынке существует множество систем класса PMS, которые помогают управлять бронированиями и заездами. Но HOMS позиционируется как система управленческой отчетности. В чем ключевое отличие HOMS от классической PMS с точки зрения конечных результатов для бизнеса? Почему отельеру может быть недостаточно стандартной PMS?
Управленческая отчетность значительно шире того, что покрывает PMS-система. С точки зрения учета PMS отвечает за фактическую выручку номерного фонда. Все.
Очевидно, что отельеру этого совершенно недостаточно, поскольку за рамками PMS остаются все операционные расходы, налоги, прибыль, инвестиции в улучшение отеля, формирование плановых значений, прогнозных значений, расчет отклонений. Это и многое другое есть в HOMS. HOMS про картину в целом – от выручки до прибыли, от факта до прогноза, от анализа отклонений до принятия конкретных решений.
Ваше решение опирается на международный стандарт финансовой отчетности для гостиниц USALI. Какую новую информацию об отеле может получить управляющий или владелец, начиная использовать отчетность по USALI, которую он не видел раньше?
Преимущества USALI можно разделить по форме и по содержанию.
Если говорить о форме, то только USALI позволяет предельно быстро понять, какова ситуация в отеле. За 20 лет работы в индустрии гостеприимства я видел более 200 самопальных форм, раскрашенных разными цветами. Но ни одна из них не жила дольше нескольких лет, поскольку делалась исходя из субъективного видения конкретного финансиста, часто совсем не знающего USALI.
Почему гостиничные операторы требуют наличие USALI в отелях? – При использовании USALI управленческая отчетность каждого отеля по форме будет идентична. Это дает возможность сравнивать результаты отелей между собой. Кроме того, форма USALI отчетов позволяет без использования дополнительных расчетов проводить план/факт анализ и вертикальный анализ. Вам не нужно ничего считать. Все необходимое уже заложено в форме. Кроме того, структура отчетов по стандартам USALI имеет все необходимое для анализа безубыточности.
Если говорить про содержание, то первое, с чего нужно начать, – это единый подход к вычислению метрик. В отельной индустрии большое количество метрик (ADR, RevPAR, TRevPAR, Labor cost, Food cost, Beverage cost, GOPPAR и т.д.). Если вы отклоняетесь от USALI и считаете метрики по-другому, вы не можете использовать лучшие практики для сравнения ваших результатов с отраслевыми нормативами и по сути варитесь в собственной каше.
Еще один важный аспект – необходимость ведения раздельного учета. Это дает возможность.
Не только контролировать доходы и расходы по конкретным отделам, но и мотивировать руководителей на повышение доходности своих отделов.
Раздельный учет также означает, что убытки, полученные одним подразделением, не «прикроются» прибылью другого.
Третий момент. Мало кто об этом думает, но при продаже отеля USALI-отчетность является преимуществом, поскольку на ее основе легко рассчитать и обосновать стоимость продажи отеля.
Вы предлагаете несколько продуктов: Daily, Easy, Prime, Vision. Это выглядит как линейка на любой размер бизнеса – от глэмпинга до гостиничной сети. Расскажите кратко о каждом: для кого он предназначен и какую главную бизнес-задачу решает.
Совершенно верно. У нас действительно линейка продуктов. Расскажу детально о каждом.
- Daily
Этот продукт подходит средству размещения любого масштаба. Суть очень простая – каждый день на свой мобильный телефон вы получаете автоматически обновляемый интерактивный отчет о выручке гостиницы. Daily, во-первых, закрывает проблему отсутствия инструмента с помощью которого отельер держит руку на пульсе. Также Daily значительно сокращает время ночных аудиторов на рутину – создание ежедневного отчета о выручке отеля. Daily Revenue Report от HOMS формируется автоматически, поэтому ночной аудитор может заниматься своими прямыми обязанностями, а не copy-paste в эксель. Кроме того,
Daily – это возможность попробовать продукты HOMS по минимальной цене и максимально быстро.
- HOMS Easy
Это система управленческого учета для малых отелей и глэмпингов. Проблема малых отелей в том, что там часто некому заниматься управленческим учетом. А он нужен! Поскольку цель любого отельера – прибыль. И прибыль должна быть посчитана профессионально. Что и делает HOMS Easy.
- HOMS Prime
Это продукт для отелей от 30 номеров, санаториев и гостиничных управляющих компаний. В нем 32 отчета, которые охватывают все аспекты деятельности гостиницы или санатория. Для гостиничных УК есть возможность консолидации данных по всем управляемым отелям.
HOMS Prime впитал в себя опыт ведения управленческого учета известных мировых гостиничных сетей: Kempinski, Radisson и InterContinental Hotel Group. Однако это российское ПО, разработанное в интересах владельцев отелей.
Именно поэтому HOMS Prime не ограничивается GOP, а идет дальше – до чистой прибыли и свободных денежных потоков – и учитывает все российские аспекты гостиничного бизнеса, в том числе туристический налог. Кроме того, в HOMS Prime встроен Revenue Management, чтобы менеджмент отеля мгновенно видел, как изменение ADR и номеро-ночей, прогнозируемых к продаже, влияет на прибыль отеля.
- HOMS Vision
Не секрет, что визуализация данных играет очень важную роль в современном мире. Визуализация позволяет ускорить понимание, улучшает принятие решений и упрощает коммуникацию. Если финансовому контролеру отеля удобны таблицы, то генеральному менеджеру или собственнику нужен визуал. Дашборды, разработанные в соответствии с правилами Международной ассоциации бизнес-коммуникации (IBCS) и Международной организации по стандартизации (ISO 24896), позволяют быстро понять ситуацию в отеле и принять на основе этого необходимые решения. Это реализовано в нашем продукте HOMS Vision.
В одной из статей вы привели статистику, что более 90% российских отелей до сих пор ведут управленческий учет в Excel. На ваш взгляд, с какими главными проблемами сталкивается владелец отеля, который использует этот инструмент для учета? Например, выручка растет, прибыль падает, а почему – непонятно…
Учитывая тот факт, что практически любой отель имеет несколько разнородных IT систем (как минимум, PMS и учетную систему), то Excel часто выступает неким соединяющим звеном. Объединение часто происходит вручную путем копирования данных из систем и их вставки в Excel. В чем проблема такого метода? – Давайте разбираться.
Первое – это подверженность человеческим ошибкам. Что человек скопировал и вставил, известно только этому человеку. Никакой проверки соответствия источнику данных в Excel нет, поскольку Excel под отельный бизнес не заточен. Сюда же можно отнести и проблему создания формул, которые никто никогда не проверит. Иногда доходит до совсем грустного, когда сумма по строкам не равняется итоговой строке. Когда больше, когда меньше. Очевидно, что никаких решений на основе таких отчетов принять нельзя.
Второе – Excel изначально разрабатывался как персональная программа для одного человека. Совместная работа в нем практически исключена. Это преодолевают гугл таблицы, но они – такой же ручной инструмент с использованием copy-paste. Для современного управленческого учета гугл таблицы ничем не лучше Excel и также подвержены человеческим ошибкам.
Третье – в Excel невозможно создать полноценную надежную систему управленческого учета с доступом по ролям, мобильным приложением, надежной базой данных, двухфакторной аутентификацией и автоматически обновляемыми отчетами.
Частая боль владельца: "Выручка растет, а дивиденды – нет". Как HOMS помогает распутать этот клубок и найти точку, где "сгорает" прибыль? Можно привести конкретный пример из практики?
Одно из ключевых преимуществ USALI как раз и заключается в том, что есть типовой набор методов распутывания таких клубков. Сила USALI в том, что этот стандарт эволюционировал на протяжении ста лет (с 1926 года) и за это время вобрал в себя лучшие практики отражения финансовой информации.
Проблема "Выручка растет, а дивиденды нет" заключается в том, что между выручкой и дивидендами есть большое количество “посредников” в виде статей расходов. В USALI есть нормативы большинства расходов.
Одно из решений – проверить, соответствует ваш отель в части расходов среднеотраслевым российским нормативам или нет. Еще один аспект проблемы "Выручка растет, а дивиденды нет" может заключаться в непонимании разницы между кассовым методом и методом начислений. Важно понимать: отель любого масштаба должен вести учет методом начислений.
У нас был такой пример. Курортный отель продает летние путевки в январе-феврале. Деньги отельер получает зимой и отражает выручку кассовым методом. Таким образом в отчетах проходит большая “выручка”. Менеджмент отеля, видя эту “выручку”, весной перед высоким сезоном начинает обновление номеров и тратит полученные деньги. Приходит высокий сезон, необходимо нести расходы по факту заезда тех, кто оплатил путевку зимой, а денег не хватает даже на самое необходимое – зарплату, продукты питания и коммуналку. Все деньги потрачены на обновление. В результате вместо получения дивидендов владельцу приходится срочно искать источники пополнения оборотных средств.
Налицо классический кассовый разрыв. Если бы отель вел учет методом начисления, то полученные зимой деньги не попали бы в выручку, поскольку это полученные авансы – иначе говоря, долг перед теми клиентами, которые приедут в высокий сезон.
Поскольку это долг, деньги нужно не тратить, а резервировать под будущие расходы. Это позволяет спокойно пройти высокий сезон, а осенью выплатить дивиденды.
Многие отельеры до сих пор боятся, что автоматизация – это дорого и сложно. Что бы вы сказали владельцу небольшого отеля на 15 номеров, который сомневается, нужна ли ему такая система? Есть ли у вас продукт для него, и как быстро он увидит результат?
Выше я кратко упоминал такой продукт: это HOMS Easy. Он создан специально для малых отелей и содержит три ключевых отчета, в которых отражаются все основные аспекты деятельности гостиницы. Внедрение мы берем на себя. При этом плату за внедрение не берем. Оплачивается только ежемесячная подписка. Результат отельер увидит через два месяца.
Расскажите подробнее о Daily. Какую одну самую важную управленческую проблему решает этот отчет и почему он так важен для ежедневного оперативного управления?
Как вы думаете, какой вопрос чаще всего задает менеджменту владелец гостиницы? – “Какая в отеле загрузка и выручка?” Так вот, с Daily не надо никому звонить. Вы открываете свой телефон и видите загрузку, выручку, количество гостей, данные бенчмаркинга от Hotel Advisors и многое другое.
Главное, в чем помогает Daily - снимает рутину с ночного аудитора по подготовке ежедневного отчета о выручке. Таким образом, каждое утро менеджмент отеля получает на свой телефон необходимую информацию для Morning Meeting.
В продукте Prime заявлено более 30 отчетов, включая P&L по центрам прибыли (Номера, Питание и напитки, СПА и др.). Можно привести пример, какую неочевидную, но критически важную информацию о прибыльности СПА или ресторана при отеле может раскрыть такая детализация? Как это помогает принимать правильные управленческие решения и повышать итоговую прибыль?
Если говорить о департаменте Питание и Напитки, то в HOMS Prime Food cost и Beverage cost формируется по каждой точке питания отдельно. Это критически важная информация, которая напрямую влияет на прибыль не только каждого аутлета, но и на департамент Питание и Напитки в целом. Кроме того, в HOMS есть механизм валидации Food cost и Beverage cost. Иными словами, если показатели выходят за пределы нормативного диапазона, они будут подкрашиваться красным. Это сигнал, что нужно детально разобраться в причинах выхода из нормативного диапазона. У нас есть довольно много кейсов, когда такие сигналы приводили к выявлению воровства. Предотвращение хищений очевидным образом повышает итоговую прибыль.
Если говорить о СПА, то в нем главная статья расходов – расходы на персонал. Неблагоприятное изменение этой статьи наибольшим образом влияет на прибыль. Анализ среднесписочной численности персонала в СПА, расходов на одного сотрудника позволяет повысить прибыль СПА.
Кроме того, в HOMS есть механизм расшифровок (Drill down) до бухгалтерских проводок. Это позволяет максимально детализировать любую статью любого отчета.
В HOMS заявлена функция "раннее закрытие периода". Что это означает для финансового контролера отеля на практике? На сколько дней быстрее он может закрыть месяц и получить готовую отчетность по сравнению с ручной работой в Excel?
Раннее закрытие – это получение всего комплекта отчетов не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.
Раннее закрытие – это конкурентное преимущество, которым ранее пользовались только международные гостиничные операторы. А теперь все, у кого есть HOMS.
Чем раньше вы узнаете свой финансовый результат, тем раньше вы можете начать действовать. Например, разбираться в проблемах департамента Питания и Напитков, корректировать ценовую политику, управлять закупками, разбираться в причинах снижения маржинальности по EBITDA. В целом раннее закрытие позволяет отелю быть на шаг впереди своих конкурентов.
Одна из ключевых функций – прогнозирование на основе драйверов. Как HOMS помогает строить прогнозы?
Можно с уверенностью сказать, что прогнозирование (Forecasting) – один из ключевых элементов HOMS. Система прогнозирования в HOMS носит непрерывный характер. Это означает, что каждый месяц создается уточненный прогноз до конца года, исходя из рыночной ситуации в данном месяце. В системе есть ряд инструментов, которые значительно сокращают время на создание прогноза.
Первое – это драйверы. В большинстве случаев это расходы в расчете на номеро-ночь, на гостя или на процедуру. Драйвер значительно проще запомнить. Например, руководителю Службы Хаускипинга проще запомнить стоимость комплектации одного номера (допустим, 350 рублей), чем общие расходы на комплектацию в месяц. В итоге руководитель Службы Хаускипинга вводит стоимость комплектации одного номера, а HOMS сам вычисляет общую сумму прогнозируемых расходов на комплектацию в месяц.
Второе – возможность мгновенного заполнения значений до конца года нажатием одной кнопки.
Третье – возможность точной настройки с шагом в 1%.
Эти инструменты совместно с ролевой моделью позволяют подготовить прогноз до конца года за 2 часа вместо двух недель.
Система заявляет, что интегрируется с любыми источниками данных отеля (PMS, системы ресторанов, SPA и т.д.). Многие отельеры сталкивались с проблемой, когда разные системы "не дружат" друг с другом. Как происходит процесс настройки интеграций на практике? Какие PMS-системы и другие сервисы уже поддерживаются?
Действительно, в отельной индустрии для формирования отчета о прибылях и убытках по отелю необходимо объединить от 2 до 6 разных систем. При внедрении HOMS мы создаем специальный загрузочный файл, который настраиваем для конкретного отеля. Это позволяет учесть любую имеющуюся в гостинице специфику. Загрузочный файл берет данные из каждой системы отдельно, поэтому в HOMS не существует проблемы несовместимости разных систем.
Если говорить про PMS системы, то HOMS хорошо знает OPERA, Fidelio, Sonata, TravelLine, Shelter, 1С Отели, Logus. Из ресторанных систем мы работаем с r_keeper, Iiko, StoreHouse. Расходы обычно загружаем из 1С Предприятие 8.3, 1С ЗУП 8.3. Бенчмаркинг - Hotel Advisors.
С какими трудностями вы столкнулись при разработке и внедрении HOMS в российских отелях? Что оказалось самым сложным: техническая интеграция или "человеческий фактор" (нежелание сотрудников менять привычные процессы)?
Технических проблем не возникает. Главная трудность – это человеческий фактор. Попробую это объяснить через метафору.
Мужик рубил дерево целый день – топор всё тупее, удары всё слабее, а дерево и не думает падать. Мимо шёл мудрец и говорит: «Почему бы тебе не потратить полчаса на заточку топора? Работа пойдёт куда быстрее». А мужик отмахнулся: «Некогда мне! Рубить надо!». И снова машет топором – уже едва вгрызается в древесину, сил уходит всё больше, а результата почти нет. К вечеру так и не свалил дерево, только устал до изнеможения.
В отелях примерно также. Люди цепляются за свои эксели, устают до изнеможения, перенося руками данные из пяти систем. Гордо отправляют собственнику по электронной почте отчет 25-го числа месяца, следующего за отчетным и считают, что проделали огромную работу. А собственник в это время был в командировке, попытался на телефоне открыть этот эксель, ничего там не увидел, так месяц и прошел. Результаты не проанализированы, решения не приняты. «Некогда нам! Эксели надо заполнять!»
HOMS – это облачное решение. Насколько безопасно хранить такие чувствительные данные, как финансы отеля, в облаке, с учетом участившихся случаев взлома и кражи данных? Какие меры защиты вы используете?
Мы очень внимательно относимся к безопасности данных клиентов. Вся инфраструктура развернута в Yandex Cloud. Ключевые компоненты распределены по нескольким зонам доступности для защиты от отказа дата-центра. Используется балансировщик нагрузки, что позволяет распределять входящий трафик и исключать недоступные узлы.
Также создана защита от DDoS атак. Кроме того, реализовано шифрование трафика и двухфакторная аутентификация пользователей. Все это в совокупности обеспечивает высокий уровень защиты данных клиентов.
Могли бы привести успешный пример отеля или сети, который после внедрения HOMS смог существенно повысить свою прибыль? Какие конкретные решения были приняты на основе отчетов системы и к какому финансовому результату (в % или рублях) это привело?
Вот один из кейсов. Инвестор купил отель. Задача была построить управленческую отчетность с нуля. Мы начали с анализа ведения системы бухгалтерского учета. Разработали систему справочников, позволяющих настроить выгрузки из 1С в HOMS. Объединили Logus, IIKO, 1С в единый загрузочный файл. Загрузили в HOMS все данные с 2024 года. Создали 7 ролей с разными правами доступа для сотрудников. Обучили сотрудников раннему закрытию периода, планированию и прогнозированию в HOMS. До HOMS отель работал с убытком поскольку решения принимались на основе разрозненных Excel-таблиц. Выручка жила своей жизнью, расходы – своей. Систематизация позволила понять, как изменения параметров конкретного отдела влияют на общую прибыль. А прогнозирование до конца года дало возможность заранее принимать превентивные меры – усиливать рекламу, корректировать количество сезонных сотрудников, внимательно относится к Food cost. Результаты следующие:
- 2024 год (без HOMS) – Загрузка: 64%, убыток - минус 10 млн. рублей
- 2025 год (внедрен HOMS) – Загрузка: 69%, прибыль - плюс 12 млн. рублей
- 2026 год (майский прогноз до конца года) – Загрузка: 71%, прибыль - плюс 26 млн. рублей
А есть кейс, когда отчеты HOMS указали владельцу на неэффективность, которую он не замечал годами? Чем эта история закончилась?
Могу привести такой кейс. После внедрения HOMS на протяжении нескольких месяцев фин. контролер отеля отслеживал Food cost. Показатель постоянно был выше норматива. Начали разбираться. Первое, что сделали, – провели внезапную инвентаризацию. Выяснилось, что дорогих сортов мяса по факту на складе излишек, т.е. больше, чем по документам. Служба безопасности начала разбираться дальше и выяснилось, что дешевые продукты питания использовались вместо дорогих, а дорогие приготовлены на вынос. И самое интересное – мясо не просто выносились, а продавалось на рынке! Ситуация дошла до серьезного разбирательства с полицией. Но первичным сигналом стало подсвечивание красным превышения норматива Food cost в HOMS.
Важно отметить, что далеко не всегда превышение норматива означает хищения. Мониторинг Food cost работает как система раннего оповещения. Если показатель устойчиво отклоняется от норматива, нужно запускать проверку: инвентаризация, сверка рецептур, анализ списаний, закупок, продаж и остатков.
Регулярность контроля делает схемы хищения рискованными и снижает потери отеля. Отмечу также, что в HOMS отслеживать Food cost по точкам питания можно даже с телефона.
Ваша компания – российская, продукт также разработан в РФ. Что это дает отельеру в 2026 году с точки зрения надежности и поддержки?
Все верно, HOMS разработан и зарегистрирован в России. Все данные, как я уже говорил, хранятся в Yandex Cloud (сервера в Москве и во Владимире). Кроме того, все наши клиенты имеют техническую и методическую поддержку со стороны сотрудников HOMS. Здесь важно отметить, что мы не только продаем софт, но и профессионально обучаем отельеров управленческому учету по стандартам USALI.
erid: 2VtzqusaCM7 ООО "ПФМ" ОГРН: 1185027007824
